7câu hỏi giúp bạn tìm được hệ thống quản lý kho phù hợp

7 câu hỏi giúp bạn tìm được hệ thống quản lý kho phù hợp: không phải tự nhiên mà bất kì hệ thống kho nào cũng có được áp dụng ở mọi loại kho. Tùy vào tính chất của từng kho hàng mà sẽ có cách quản lý và làm việc khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cho bạn tổng hợp những câu hỏi mà bất kì doanh nghiệp nào cũng nên tự giải đáp trước khi lựa chọn hệ thống quản lí kho phù hợp cho doanh nghiệp.

WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho, hay WMS, là phần mềm đơn giản hóa cách doanh nghiệp quản lý và theo dõi các quy trình và hoạt động kho hàng ngày của họ. Các chức năng cơ bản của WMS bao gồm giám sát hàng tồn kho từ bất kỳ vị trí nào, đề xuất cách bố trí và sắp xếp hàng tồn kho được tối ưu hóa, quản lý các đơn đặt hàng đến và đi cũng như kiểm tra hoạt động của kho.

Mặc dù phần mềm quản lý kho hàng nói chung mang lại một số lợi ích, nhưng xem xét kỹ hơn sẽ thấy rằng các hệ thống khác nhau được xây dựng để phù hợp với các quy trình và yêu cầu kinh doanh khác nhau. Đó là lý do tại sao trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về cách bạn có thể tìm thấy hệ thống quản lý kho phù hợp với mình.

Tại sao bạn cần tới hệ thống quản lý kho hàng ?

Dưới đây là một số tính năng quan trọng mà bạn nên tìm kiếm trong hệ thống quản lý kho phù hợp trước khi mua hàng:

Bố trí nhà kho

Các doanh nghiệp giao dịch với một số sản phẩm từ các SKU khác nhau có thể gặp khó khăn trong việc tìm hiểu xem điều gì sẽ xảy ra khi cất các mặt hàng hoặc chọn chúng để đặt hàng. Với một WMS tại chỗ, giải pháp sẽ có thể theo dõi vị trí chính xác của mọi sản phẩm bạn đã lưu trữ trong kho của mình.

Ngoài ra, một số hệ thống có thể tính toán con đường ngắn nhất và dễ dàng nhất có thể để chọn chúng. Tính năng này chắc chắn có thể được xem xét đối với các kho hàng lớn, nơi việc đi một tuyến đường ngắn hơn có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.

Nhận và bố trí đặt hàng

Quy trình tiếp nhận và chuyển hàng nhanh chóng là điều cần thiết đối với mọi kho hàng mong muốn hoạt động hiệu quả. Vì lý do này, hệ thống quản lý kho phù hợp của bạn sẽ giúp bạn xác định và phân loại hàng tồn kho đã nhận của bạn theo loại sản phẩm hoặc theo cách bạn lưu trữ chúng để quá trình bán hàng của bạn được chính xác .

 Sau khi đã xử lý xong, hệ thống sẽ có thể tự động khớp các lô hàng đã nhận của bạn với đơn đặt hàng ban đầu và điều chỉnh chúng. Bằng cách này, bạn có thể loại bỏ nhu cầu về tài liệu giấy và các lỗi đi kèm với nó.

Theo dõi hàng tồn kho

Các hệ thống quản lý hàng tồn kho hàng đầu thường đi kèm với các hệ thống theo dõi hàng tồn kho tích hợp sẵn như AIDC (Nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động), RFID (nhận dạng tần số vô tuyến) và máy quét mã vạch. Với tất cả những tiến bộ này, hệ thống sẽ có thể:

• Theo dõi số sê-ri, ngày hết hạn và các dữ liệu tương tự khác.
• Luôn được thông báo với dự báo nhu cầu và cập nhật kho hàng theo thời gian thực cho mọi sản phẩm trong kho của bạn. Bạn không muốn chứa quá nhiều và kết thúc bằng không gian của mình, nhưng bạn cũng không muốn thiếu hàng và hết quá nhanh.
• Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng cẩn thận và hiệu quả tất cả không gian mà nhà kho của bạn cung cấp. Với thời gian, điều này thậm chí có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí.

Quản lý lao động

Hầu hết các nhà kho được vận hành bởi nhiều người nên rất khó để theo dõi liên tục những gì mọi người đang làm và hoạt động của họ như thế nào.

Một công cụ quản lý lao động tích hợp có thể cung cấp cho bạn thông tin cập nhật theo thời gian thực về công việc của họ, cho phép bạn theo dõi năng suất của nhân viên và giúp bạn quản lý họ hiệu quả hơn. Và việc sử dụng KPI (các chỉ số hiệu suất chính) có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hơn nữa như nhân viên nào đang thực hiện trên hoặc dưới một tiêu chuẩn nhất định.

Tích hợp

Nhà kho của bạn càng phát triển lớn thì việc quản lý nó càng trở nên phức tạp hơn. Trong những trường hợp như vậy, có thêm một số trợ giúp (tích hợp) có thể làm nên điều kỳ diệu. Bằng cách tích hợp kho hàng chính của bạn với tất cả các kho hàng khác, cửa hàng trực tuyến, thị trường, đối tác vận chuyển và nhà cung cấp, bạn có thể xem và truy cập các giao dịch mua bán, số lượng hàng tồn kho, tình trạng vận chuyển, v.v., tất cả đều thông qua một nền tảng.

Làm cách nào để tìm được hệ thống quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn ?

Theo thời gian, doanh nghiệp của bạn có thể phát triển mạnh hơn giải pháp quản lý kho hiện tại của bạn. Tại thời điểm này, bạn có thể chọn nâng cấp giải pháp hiện tại của mình hoặc thay thế nó bằng một giải pháp hoàn toàn mới. Trong thời gian gần đây, ba lý do hàng đầu khiến các doanh nghiệp mua hoặc nâng cấp hệ thống của họ là vì:

1. Doanh nghiệp trước đây không sử dụng bất kỳ loại hệ thống nào cho nhu cầu quản lý kho hàng.
2. Hệ thống hiện có của họ đã lỗi thời.
3. Họ cần các chức năng mới được chăm sóc.

Khi đánh giá nhu cầu kinh doanh của chính bạn, trước tiên hãy tìm hiểu xem liệu bạn có cần thực hiện thay đổi ngay từ đầu hay không. Nếu bạn làm vậy, hãy xác định xem bạn cần nâng cấp hay giải pháp mới. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể tự hỏi để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt:

Hệ thống hiện tại của bạn đang gặp sự cố khi xử lý số lượng lớn dữ liệu? Bạn đang gặp phải sự chậm trễ?

Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào sau đây với hệ thống hoặc quy trình hiện tại của mình thì đã đến lúc nâng cấp hoặc chuyển sang hệ thống mới:

• Hệ thống hiện tại của bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý lượng dữ liệu lớn, khiến việc sử dụng hệ thống của bạn trong thời gian bận rộn khó khăn hơn do lượng dữ liệu quá lớn.
• Thỉnh thoảng, hệ thống của bạn chậm lại và gây ra sự chậm trễ trong khi bạn theo dõi hàng hóa vào và hàng hóa ra.
• Hệ thống của bạn không có khả năng xử lý các đơn đặt hàng để thực hiện. Bạn thường cảm thấy cần phải khởi động lại hệ thống của mình.

Bạn có đang gặp phải một số lỗi đáng kể khi xử lý đơn đặt hàng không? Mức độ thiệt hại mà những sai sót này gây ra là bao nhiêu?

Điều quan trọng là hệ thống hiện tại của bạn có thể xử lý các đơn đặt hàng một cách hiệu quả và sau đó hoàn thành chúng một cách chính xác. Nếu không chọn đúng sản phẩm hoặc nhãn vận chuyển liên quan chưa được đính kèm thì khách hàng của bạn sẽ không nhận được đúng đơn đặt hàng. Nếu điều này xảy ra nhiều lần có thể ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận.

Giải pháp hiện tại của bạn có thời gian trễ cao giữa các quá trình không?

Bạn có cảm thấy như bạn hoặc nhân viên của bạn dành nhiều thời gian chờ đợi hệ thống của bạn khởi động và hoàn thành công việc hơn so với thời gian bạn thực sự sử dụng không? Nếu đúng như vậy, giải pháp hiện tại của bạn đã cũ và lỗi thời, và đã đến lúc bạn nên mua một giải pháp mới.

Việc cập nhật hệ thống của bạn có tiết kiệm chi phí không?

Một câu hỏi quan trọng khác cần xem xét là, việc thay đổi hệ thống hiện tại có giúp bạn tiết kiệm chi phí không? Một WMS sẽ có thể theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn, từ đó có thể cho bạn biết chính xác lượng sản phẩm bạn đang lưu trữ và vị trí của chúng. Điều này có thể giúp bạn tránh:

• Thiếu hàng hoặc hết sản phẩm và phải chuyển đơn đặt hàng hoặc trì hoãn việc hoàn thành chúng.
• Cũng như dự trữ quá nhiều sản phẩm và không bán đủ nhanh, vì vậy chúng sẽ chiếm không gian quý giá và đắt tiền trong thời gian quá dài. Điều này có thể góp phần làm tăng  chi phí ghi sổ và chi phí giữ hàng tồn kho. 

Vào cuối ngày, bạn không muốn chi tiền cho một hệ thống mới hoặc một bản cập nhật chỉ để sau này phải chi thêm tiền. Một trong những lý do để có được một hệ thống là để giảm chi phí của bạn, không phải tạo ra nhiều hơn. Vì vậy cần tìm được hệ thống quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp.

 

Bạn có tự tin về mức độ an toàn của dữ liệu với hệ thống hiện tại của bạn không?

Giống như tất cả các giải pháp phần mềm, hệ thống quản lý kho của bạn cũng có nguy cơ gặp phải một số vấn đề về bảo mật, cụ thể là an ninh mạng. Các cuộc tấn công mạng, hoặc xâm nhập vào hệ thống của bạn, có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư dữ liệu của bạn và dẫn đến mất dữ liệu tạm thời hoặc vĩnh viễn. Và vì giải pháp của bạn xử lý dữ liệu bí mật của doanh nghiệp nên điều cực kỳ quan trọng là bạn phải bảo vệ hệ thống của mình

 Thông thường, các hệ thống cũ và lỗi thời có nguy cơ bị tấn công cao hơn vì chúng có thể không tương thích với phần mềm bảo mật. Nếu bạn cảm thấy hệ thống của mình đang nghi ngờ vi-rút có thể đe dọa tính bảo mật của dữ liệu của bạn và các biện pháp phòng ngừa có vẻ không hiệu quả, thì đã đến lúc chuyển đổi.

Cũng giống như bất kỳ sự bổ sung tự nguyện nào khác cho hoạt động kinh doanh của bạn, hệ thống quản lý kho hàng là một khoản đầu tư và cách duy nhất để thu được lợi ích đầy đủ từ hệ thống này là sử dụng đúng hệ thống.

Thật không may, việc tìm kiếm WMS phù hợp có thể không phải là nhiệm vụ dễ thực hiện nhất, vì có rất nhiều tùy chọn có sẵn, mỗi tùy chọn đều có lợi ích riêng. Phân tích hoạt động kinh doanh và quy trình kinh doanh của bạn để tìm ra các yêu cầu của bạn, sau đó tự hỏi bản thân những câu hỏi này để giúp bạn thu hẹp các lựa chọn của mình.

EPS Việt Nam có thể giúp bạn quản lý nhiều kho hàng, đơn đặt hàng của khách hàng và chuyển đơn đặt hàng và tìm ra được hệ thống quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp. Chúng tôi cũng có thể cung cấp cho bạn dữ liệu thời gian thực về khoảng không quảng cáo của bạn, cũng như các báo cáo cập nhật về hiệu suất của kho để giúp bạn đảm bảo hiệu quả tốt hơn.

Để tìm hiểu thêm về khả năng quản lý kho của EPS Việt Nam có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và tham khảo.

 

Coi nguyên bài viết ở : 7câu hỏi giúp bạn tìm được hệ thống quản lý kho phù hợp

source https://eps-wms.com/he-thong-quan-ly-kho-phu-hop/